Как хранить документы/файлы и не потерять?

Всем привет! Сегодня у меня рабочая актуальная заметка. 

Во-первых, я все это узнавал, менял и применял начиная с 2013 года учась в Украинском политехническом техникуме: файлов было куча и нужно было как-то это все систематизировать чтобы не обалдеть: какие-то конспекты, практика, программы, чертежи. Тогда я начал просто с флешки куда копировал файлы, чтобы сохранить, но после проблем с тем накопителем — решил перевести свой фокус на облачное хранение.

Во-вторых, я уже почти как год начал рабою в органе местного самоуправления. Как-то напишу подробнее, что это за работа такая. Но вот именно благодаря этой работе вспомнил, то что делал во времена учебы и слегка обновил систему хранения файлов и решил поделиться ей с коллегами.

Вот так и получилась эта заметка.

Какие варианты?

 Лучше всего работает трио:

1. флэш-карта (флешка, внешний жесткий диск)
2. персональный компьютер (ПК)
3. облачный сервис (это когда ваши файлы хранятся где-то в интернете и доступ есть только у Вас)

Чтобы сохранять файлы как лучше надо:

• чтобы файлы с ПК автоматически обновлялись в "облаке"
• несколько раз в день копировать файл с ПК на флешку

По опыту скажу, что хватает варианта ПК + облако. И об этом более подробно будет дальше.

Есть несколько правил к которым надо приучить себя

1. Иерархия вложенных папок (папок) - это самый простой метод адекватного хранения и упорядочения файлов.

Чем больше вложенных папок, тем легче будет найти нужный файл.

Условно цепочка выглядит так:

Сессии → VIII созыва → 2021 → 1 сессия → Проекты
Сессии → VIII созыва → 2021 → 1 сессия → Решение сессии → Поименное

2. Называть документы таким образом, чтобы было понятно о чем они! Например:

- суть и дата исполнения документа. Для переписки (исходящие письма) подходит лучше

- номер документа и полное название из документа, если это решение или распоряжение

3. Папка для всего-всего, чтобы потом разобраться. Если знакомы с методикой ведения дел Getting Things Done, то там есть схожий термин для всех дел и задач "Входящие": всё что приходит или вы делаете — помещаете в одну папку, а потому все это сортируете по аналогии с 1 пунктом.

4. Берегите место и "сжимайте" файлы изображений и PDF. Для этого можно воспользоваться одним из сервисов: 

1. https://pdfcompressor.com/uk/ 
2. https://www.ilovepdf.com/compress_pdf

Где можно хранить файлы в облаке?

• Mega.nz (дают 20 Гб памяти бесплатно)
• OneDrive.com (дают 5 Гб памяти бесплатно)

В теории на несколько лет этого хватит. Если мы говорим о текстовых документах.

Регистрация проходит быстро и просто. После регистрации останется только скачать приложение сервиса и выбрать нужную папку на своем персональном компьютере для синхронизации. Если с этим возникли проблемы пишите в комментариях.

Кстати, на персональном компьютере рабочую папку делайте не в разделе с операционной системой. Обычно "винда" установлена на жестком диске в разделе С, а вам нужно тогда создать папку в разделе D.

Вот как-то так. Свои вопросы пишите ниже, буду рад за отзыв!
Всего хорошего!